Registro de la jornada laboral: ¿Cómo lo deben implantar pymes y autónomos?
12 Marzo 2025
El 12 de mayo de 2019 fue publicado en el BOE el Real Decreto-ley 2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en el mercado de trabajo.
Esta disposición legal establece la obligación por parte de las empresas de garantizar el registro de jornada de cada empleado; además de tener que conservar estos registros durante cuatro años; debiendo estar, durante este periodo, a disposición de los trabajadores, las organizaciones sindicales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. La finalidad del registro de jornada no es otra sino garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada.
Es norma continúa estando en vigor, siendo de obligatorio el cumplimiento para cualquier empresa que tenga empleados en su plantilla, quedando excluidos tanto el personal de alta dirección, como los miembros de los órganos societarios que no mantengan una relación de carácter laboral.
Pese a lo anterior, el 4 de febrero de 2025 el consejo de ministros aprobó el anteproyecto de ley para la reducción de la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo, el registro de jornada y el derecho a la desconexión; que, si entra en vigor, implicaría una serie de novedades en cuanto a las obligaciones a las que tendrían que hacer frente las empresas y los autónomos en materia de registro horario.
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Registro laboral obligatorio: ¿Cómo pueden las empresas cumplir con la nueva normativa?
Aunque habrá que esperar a que este anteproyecto sea sometido a la correspondiente aprobación por parte del Congreso que, de ser así, no entraría en vigor previsiblemente hasta finales de 2025.
Si se aprueba, las empresas y los autónomos que tengan empleados en plantilla deberán mantener un registro diario de jornada, estableciendo como único medio válido el realizado a través de medios digitales, debiendo estar accesible mediante acceso remoto tanto para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social como para la representación de los trabajadores.
Plazos de las empresas para implantarlo
Aunque la futura norma se encuentra en tramitación parlamentaria, de ser definitivamente aprobada conforme a los términos del anteproyecto de ley, entraría en vigor a los seis meses de su publicación en el BOE, salvo las obligaciones en materia de acceso remoto al registro que deberán ser objeto de desarrollo reglamentario posterior.
¿Afecta a todos los trabajadores/sectores?
La nueva disposición legal, una vez resulte de aplicación, afectaría a todas las empresas y autónomos con empleados en plantilla, con independencia del sector de actividad, del tipo y duración del contrato de trabajo, así como de la categoría profesional o posición del trabajador.
Quedaría excluido del ámbito de aplicación del registro de jornada el personal de alta dirección, cuya relación laboral se someta al Real Decreto 1382/1985. Asimismo, no afectaría a los miembros de órganos societarios que no mantengan una relación laboral con la empresa.
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¿Cómo debe ser el fichaje a partir de la nueva normativa? Sistemas digitales válidos para fichar
Aunque las características de los sistemas digitales válidos de fichaje deberán ser objeto de desarrollo reglamentario, el medio que implante cada empresa o autónomo deberá permitir el registro de forma personal y directa, tanto al inicio como a la finalización de la jornada, así como durante las interrupciones que se produjeran durante la misma.
Del mismo modo, el medio utilizado deberá permitir identificar inequívocamente a la persona que realiza el registro, y la información deberá figurar en un formato tratable, legible y accesible de manera remota tanto para la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social como para la representación de los trabajadores.
Por lo tanto, siempre que se cumplan los requisitos que se establezcan definitivamente en el texto final de la ley y su desarrollo reglamentario posterior, será válida cualquier solución digital que se implante, ya sea mediante aplicaciones móviles, enlaces web o sistemas operativos de escritorio.
Métodos de registro no recomendados
Una vez esta normativa entre en vigor, a la hora de adquirir e implantar cualquier solución digital de registro de jornada, la empresa o autónomo deberá asegurarse de que cumple fielmente con los requisitos y exigencias que definitivamente se establezcan. En todo caso, ya no será aceptable el uso de plantillas de papel o el registro de entrada y salida en la puerta del centro de trabajo a través de código o huella dactilar, medios actualmente válidos de registro de jornada.
¿Cómo deben fichar los trabajadores en régimen de teletrabajo?
El registro de jornada es obligatorio con independencia si el empleado desarrolla su prestación laboral en las instalaciones de la empresa o fuera de ellas, por ejemplo, en teletrabajo. En este último caso, si la empresa o autónomo empleador no dispone de un sistema digital de registro de jornada, es válido cualquier otro sistema que asegure el cumplimiento de esta obligación. Todo ello sin perjuicio de la capacidad de control y poder de dirección del empresario para asegurar la veracidad de la declaración unilateral del empleado.
¿A quién corresponde la obligación de registro en el caso de trabajadores cedidos por una ETT o de trabajadores de una subcontrata?
Conforme a lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 14/1994, de 1 de junio, por la que se regulan las empresas de trabajo temporal, los empleados contratados por Empresas de Trabajo Personal (ETTs) que hayan sido cedidos a una empresa usuaria, es esta última quién debe gestionar y garantizar el cumplimiento de registro de jornada de esos empleados.
Por el contrario, en el caso de subcontratas es el contratista o empresa principal quién debe gestionar y garantizar el cumplimiento del registro de jornada, en lugar de la empresa subcontratista.
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¿Qué tiempo de trabajo se debe registrar y qué sucede con las horas extra?
La norma reguladora actual se limita a establecer que la empresa deberá garantizar el registro diario de jornada, que incluirá el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora. Por lo que respecta al registro de las horas extraordinarias, aun siendo una obligación independiente del registro diario de jornada, con su propio régimen jurídico, no es incompatible con que se utilicé este sistema para su cumplimiento.
Sin embargo, el anteproyecto de ley es mucho más estricto y preciso, pues establece que los empleados deberán realizar el registro de jornada de forma personal, directa e inmediata al inicio y finalización de cada jornada, debiendo Igualmente registrar todas aquellas interrupciones de esta que afecten a su cómputo. Además, establece que los asientos de registro deberán reflejar de manera desagregada si las horas realizadas son ordinarias, extraordinarias o complementarias.
Multas o sanciones para las empresas por incumplir la normativa
El anteproyecto de ley establece un nuevo régimen sancionador en caso de incumplimiento de las obligaciones en materia de registro de jornada, considerando la comisión de una infracción por cada persona trabajadora afectada en los supuestos de ausencia de registro o el falseamiento de los datos registrados.
Respecto a las cuantías del importe de las sanciones se prevé un endurecimiento de estas, pasando de un máximo de 7.500 euros en la actualidad a previsibles 10.000 euros.
Referencias legales:
Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.
Ley 14/1994, de 1 de junio, por la que se regulan las empresas de trabajo temporal
