Ley factura electrónica: qué es y formatos aceptados

La digitalización de los procesos administrativos y fiscales ha sido un tema de creciente importancia en la gestión empresarial de hoy en día, tanto por la eficiencia que promete como por las exigencias legales que la acompañan.

La implementación de la factura electrónica es un pilar crucial en la modernización de los sistemas de facturación y contabilidad, transformando radicalmente la manera en que las empresas y los profesionales gestionan sus transacciones comerciales.

En este sentido, la ley de factura electrónica establece un marco legal que no solo impulsa la adopción de estas tecnologías, sino que también define rigurosamente los estándares y formatos aceptados para garantizar la validez de las facturas electrónicas dentro del sistema fiscal. 

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento que cumple con las mismas funciones legales y fiscales que una factura tradicional en papel, pero se genera, envía, recibe y conserva en formato electrónico.

Se espera que la factura electrónica se implemente en España entre 2024 y 2025 de manera efectiva.

Cómo hacer una factura correctamente.

Objetivos de la factura electrónica 

Los objetivos que se buscan conseguir con la digitalización de esta factura son:

• Optimizar y automatizar los procesos. 
• Mejorar la eficiencia de los procesos de pago.
• Incrementar la eficiencia de la recaudación del IVA. 
   

Ventajas de la factura electrónica

1.    La digitalización, buscar la eficiencia y el ahorro de costes
La promoción del uso de la factura electrónica en operaciones entre empresarios y profesionales es una medida para digitalizar las relaciones empresariales, reducir costes de transacción y facilitar la transparencia en el tráfico mercantil.

La primera condición para lograrlo es contar con información fiable sobre los plazos de pago efectivos.

2.    El control de los plazos de pago
La implementación de la factura electrónica es una medida clave para poder atajar de manera eficaz la morosidad en las operaciones comerciales.

También es importe destacar que la facturación electrónica, tal y como se está regulando, busca garantizar la integridad, conservación, trazabilidad e inviolabilidad de los registros.

 

¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas en España?

La responsabilidad de emitir facturas electrónicas se extiende a todos aquellos negocios y profesionales implicados en operaciones comerciales de empresa a empresa (B2B), con el objetivo de garantizar que dichas operaciones se adhieren a los criterios y estándares definidos para los informes digitales.

Cabe destacar que, actualmente, las operaciones dirigidas a los consumidores finales (B2C), es decir, aquellas ventas efectuadas a individuos residentes en España no están obligadas a seguir la regulación de facturación electrónica.

¿Cómo funciona la facturación electrónica en España?

El modelo de facturación electrónica en España se organiza a través de diversos participantes esenciales. Cada uno desempeña funciones específicas para asegurar un proceso regulado y eficaz:

• Solución estatal de facturación electrónica: dirigida por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), esta opción proporciona un entorno oficial para la creación y el intercambio de facturas electrónicas.
• Plataformas de facturación electrónica del sector privado: dichas plataformas están obligadas a seguir los criterios dictados por el Real Decreto 1007/2023, lo que garantiza la seguridad y la interoperabilidad en el tratamiento de las facturas electrónicas.
• Compañías emisoras: tienen el deber de elaborar y remitir las facturas electrónicas, utilizando tanto la solución estatal como las alternativas ofrecidas por el sector privado.
• Compañías destinatarias: se encargan de recibir las facturas electrónicas, debiendo procesarlas y administrarlas de acuerdo con las leyes aplicables.

Factura rectificativa: qué es y cómo hacerla

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Formatos aceptados de la factura electrónica 

Para asegurar su correcta aceptación y tratamiento tanto por organismos oficiales como por empresas del sector privado, las facturas electrónicas deben seguir un patrón uniforme que se alinee con las tecnologías digitales prevalentes. 

Los formatos actualmente reconocidos incluyen:

• XML CII: Un estándar global desarrollado por el CEFACT de la ONU, válido para cualquier tipo de factura.
• UBL (Universal Business Language): Adecuado para facturas y notas de crédito, se ajusta a la norma ISO/IEC 19845:2015.
• EDIFACT: Un formato internacional normalizado conforme a la norma ISO 9735, destinado a la facturación electrónica.
• FacturaE: Un formato exclusivo de España que utiliza firmas XML y cumple con el estándar XAdES, asegurando la seguridad y la autenticidad de las facturas electrónicas.

Si eres una empresa, ya sea pequeña, mediana o grande, es importante mantenerse actualizado con las nuevas normativas en cualquiera de los posibles ámbitos que afecte a su empresa; en este caso, a la ley de factura electrónica.

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Referencia legal:

Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas.
 

María Jesús Puente Responsable del área de Contabilidad