Registro de viajeros: ¿Qué es y cómo afecta a las empresas?
17 Febrero 2025
Aunque el Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, por el que se establecen las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje se aprobó hace varios años, su aplicación se inició el día 2 de diciembre de 2024.
Te explicamos cómo te afecta la normativa del registro de viajeros si tienes un negocio turístico y ofertas alojamiento a viajeros.
¿Quién debe cumplir con el nuevo registro de viajeros?
Todas las personas físicas o jurídicas que desarrollen o intermedien en la realización de actividades de hospedaje ya sean llevadas a cabo de modo profesional o no con la finalidad de proporcionar, a cambio de un precio, contraprestación o compensación, habitación o espacio para la pernoctación, con o sin otros servicios de carácter complementario. Es decir, que deben cumplir con esta normativa los hoteles, hostales, Airbnbs o pisos turísticos, entre otros.
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¿Qué datos de los usuarios se deben recopilar?
Se deben solicitar dos tipos de datos a los clientes para comunicar a las autoridades competentes:
- Datos estrictamente personales y familiares: Nombre y apellidos, sexo, DNI, número de soporte del documento, tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE), nacionalidad, fecha de nacimiento, lugar de residencia habitual (dirección completa, localidad y país), teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico, número de viajeros y relación de parentesco entre los viajeros (en el caso de que alguno sea menor de edad).
- Datos económicos de la transacción: Tipo (efectivo, tarjeta de crédito, plataforma de pago, transferencia...). Identificación del medio de pago (tipo de tarjeta y número, IBAN cuenta bancaria, solución de pago por móvil u otros). Titular de la persona que hace el pago, fecha de caducidad de la tarjeta y fecha del pago.
Es importante señalar que los clientes no pueden negarse a facilitar este tipo de datos, ya que es necesario comunicarlos a las autoridades competentes con anterioridad al inicio de la actividad que se contrata.
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¿Cómo se debe llevar a cabo el registro de datos?
Deberán disponer de un registro informático para guardar y conservar los datos de los clientes durante un plazo mínimo de al menos tres años, salvo las personas que desarrollen actividades de hospedaje de un modo no profesional, quedando al margen tanto del registro documental como de la conservación de los datos, aunque sí tienen la obligación de comunicar los datos a las entidades correspondientes.
La norma no especifica el tipo de registro informático que deben implementar los empresarios obligados a ello, sin embargo, al tratarse de información que está protegida por la normativa de protección de datos, estos deberán llevar a cabo un estudio del impacto de riesgos en este ámbito para que precisamente este registro informático tenga todas las capas de seguridad oportunas, en relación a la categoría de datos a recabar y el número de ellos, con el fin de prevenir y evitar cualquier brecha y/o fuga de datos que ponga en riesgo la seguridad de sus clientes.
¿El hotelero debe comunicar los datos de sus viajeros a alguna institución?
Los datos de los viajeros se deben comunicar a las autoridades competentes, mediante medios telemáticos. Hasta la fecha, son las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado los receptores de esta información. La comunicación de los datos se deberá realizar antes del transcurso de diez días desde que los huéspedes se alojaron en dicho establecimiento.
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Multas a los establecimientos turísticos por no registrar esos datos del viajero
La normativa establece como infracciones graves:
a) La carencia de los registros documentales previstos en este real decreto.
b) La omisión de las comunicaciones obligatorias.
Igualmente, se consideran infracciones leves:
a) Las irregularidades o deficiencias en la cumplimentación de los registros previstos en este real decreto.
b) La realización de las comunicaciones obligatorias fuera del plazo establecido.
En este sentido, la Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana establece una serie de sanciones de tipo económico para las infracciones indicadas con anterioridad. Así, las infracciones graves se podrán sancionar con multa de 601 a 30.000 euros, y las infracciones leves, con multa de 100 a 600 euros.
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¿Durante cuánto tiempo se pueden guardar estos datos?
Como comentábamos anteriormente se deben guardar y conservar los datos de los clientes durante un plazo mínimo de al menos tres años.
Aunque en realidad los datos suelen conservarse durante plazos sensiblemente mayores, pues el impacto que pueden tener los mismos en un negocio es mucho más amplio que el propio del registro de viajeros, por ejemplo, los plazos establecidos por la Agencia Tributaria, para la prescripción de las infracciones, entre otras instituciones.
Multas por no cumplir la protección de datos del viajero
En materia de Protección de Datos también se establecen multas por el tratamiento incorrecto de los datos de los clientes y por no adoptar las medidas de protección y seguridad oportunas de los datos que se registran y conservan.
En este sentido, se han de adoptar todas las medidas de seguridad para evitar la vulneración de la normativa en materia de protección de datos, pues se puede aplicar el régimen jurídico sancionador que ya existe en esta área.
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¿Se pueden usar esos datos para enviar ofertas o publicidad del establecimiento?
No, salvo que se reúnan los requisitos para el uso de los datos personales para fines comerciales y tras la obtención del consentimiento del afectado perfectamente informado de ello.
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Referencias legales:
Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana.
