Inspección de trabajo: ¿qué debemos tener en cuenta y cómo debemos actuar ante ella?
15 Noviembre 2021
A la hora de gestionar un negocio, son muchos los requerimientos y los controles a los que estaremos sometidos para garantizar que se cumplen con las diversas normativas. Todas las empresas deben estar preparadas para una Inspección de Trabajo y conocer en que consisten, así como las principales claves al respecto. Desde Legálitas, en este artículo, te compartimos los consejos fundamentales para superar este proceso con éxito.
¿Qué es la Inspección de Trabajo y qué y a quién controla?
La ley 23/2015 de 21 de julio define, en su artículo 1, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social como un servicio público al que corresponde ejercer la vigilancia del cumplimiento de las normas del orden social y exigir las responsabilidades pertinentes. Asimismo, también se le encomienda a este servicio el asesoramiento y la conciliación, la mediación y el arbitraje en dichas materias.
En esta labor de vigilancia, cualquier persona física o jurídica, pública o privada, comunidad de bienes o entidad sin personalidad jurídica que esté obligada a cumplir las normas del orden social, puede ser objeto de una inspección.
Como vemos, el ámbito de control de la Inspección de Trabajo es amplísimo, y abarca cualquier incumplimiento que en el ámbito laboral y de seguridad social, puedan llevar a cabo empresarios o empleadores, pero también trabajadores o beneficiarios de prestaciones de seguridad social.
¿Cómo se inicia una inspección de trabajo?
- La forma más común por la que suele comenzar un procedimiento inspector es mediante una denuncia. No obstante, la inspección también puede actuar de oficio en el marco de una campaña gubernamental, o también a instancias de un juez.
- Por ejemplo, en este año 2021 se han llevado a cabo, entre otras, campañas de control del fraude en relación con la gestión por parte de las empresas de los ERTE bonificados: realización de horas extras, fraude en la comunicación de datos al SEPE, incumplimientos del compromiso de mantenimiento del empleo, etc.
- Las denuncias que se interponen ante la inspección de trabajo deben ser siempre personales, con identificación de la persona denunciante.
- No obstante, también se ha habilitado un Buzón de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social para luchar contra el fraude laboral, donde se pueden comunicar de manera anónima determinadas infracciones laborales de las que se tenga conocimiento.
- Por último, y como importantísima novedad, también se van a empezar a realizar actuaciones inspectoras automatizadas, como explicaremos más adelante.
¿Cómo se lleva a cabo el procedimiento inspector?
Lo más habitual es que la inspección comience con una visita a un centro de trabajo del Inspector de trabajo o subinspector de empleo, y éste se identifique. No obstante, es importante comprender que no tiene por qué hacerlo desde un primer momento, si entiende que esta inicial identificación puede frustrar la labor inspectora. Por el mismo motivo, estas visitas de las Inspección pueden ser programadas y notificadas con antelación, o bien realizadas “por sorpresa”.
Por último, también cabe que el funcionario inspector simplemente cite a la persona o entidad inspeccionada en las oficinas de la Inspección, requiriéndole información y documentación.
En cualquier caso, es muy importante que, como sujetos afectados por la inspección, mostremos deber de colaboración en todo momento, facilitando la labor inspectora y atendiendo los requerimientos de información que se nos hagan. En caso contrario, podríamos ser sancionados precisamente por obstrucción a esa labor inspectora.
En relación con este deber, por ejemplo, estamos obligados a identificar a todo el personal que se encuentre el lugar de trabajo, facilitar el acceso a las instalaciones de este, proporcionar el código de acceso o contraseña de los ordenadores, etc.
Solo en el caso de que el centro de trabajo sea además nuestro domicilio habitual podríamos exigir una orden judicial para permitir la entrada al inspector de trabajo.
Durante la inspección, el funcionario también podrá exigir la comparecencia del empresario o representante de la empresa o los trabajadores de la misma, requiriéndoles todo tipo de información.
Asimismo, puede inspeccionar el centro de trabajo, tomando fotografías, videos, realizando planos, etc.
¿Qué documentos me pueden pedir en una inspección de trabajo?
En el marco de una inspección de trabajo, la documentación que nos pueden pedir es muy variada. Sin ser exhaustivos, podemos citar la siguiente:
- Documentos de alta y cotización de los trabajadores.
- Contratos de trabajo y recibos de salario.
- Declaraciones de Impuestos.
- Registros horarios.
- Libros contables
- Documentación obligatoria en materia de prevención de riesgos laborales (Plan de prevención, evaluación de riesgos, acreditación de formación, justificante de entrega de EPIs, etc)
- Escrituras de la sociedad
- Etc.
El empresario no tiene por qué aportar esta documentación de inmediato, y lo normal es que se le emplace en una segunda visita en las oficinas de las Inspección para ello.
Esta segunda visita para aportar la documentación requerida es sumamente importante, ya que debe estar completamente ordenada y completa en los términos requeridos, por lo que conviene dejarse asesorar y acompañar por un profesional (abogado o gestor) ya en este momento para evitar males mayores.
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¿Cómo finaliza la labor inspectora?
Si todo ha ido bien, la inspección no tendrá consecuencias, pero si se han encontrado irregularidades, el inspector nos podrá requerir para que subsanemos las incidencias encontradas.
En última instancia y en el peor de los casos, las labores inspectoras podrán finalizar con un acta de infracción y la imposición de una sanción si se han detectado irregularidades sancionables, o no se han subsanado las incidencias detectadas en el plazo conferido para ello.
El acta deberá ser notificada en el plazo de 10 días desde su emisión, y frente a ella podrán hacerse las alegaciones correspondientes en el plazo de 15 días. Posteriormente, si las alegaciones son desestimadas, podrá interponerse un recurso de alzada.
Conviene saber que, en todo caso, las labores inspectoras no podrán durar más de 9 meses, salvo prórroga por igual período en supuestos excepcionales, contados a partir de la primera visita o requerimiento del funcionario inspector actuante.
Importante novedad: Las inspecciones automatizadas.
Por Real Decreto 688/2021, de 3 de agosto, se ha aprobado una importante novedad en el proceso inspector, que entrará en vigor el 1 de enero de 2022.
- A partir de esa fecha, gracias a las posibilidades que ofrecen las tecnologías de la información, la Inspección de Trabajo podrá emitir actas de infracción automatizadas, mediante el cruce de datos con diferentes organismos y administraciones públicas (Servicio Público de Empleo, Mutuas, INSS, Agencia Tributaria, etc.)
- Este análisis masivo de datos permitirá conocer la existencia de fraudes e incumplimientos, sobre todo en materia de seguridad social o contratación laboral, sin que se requiera de un proceso inspector previo, y facilitará la emisión de estas actas, sin la necesidad de la intervención de un funcionario inspector, al menos en un primer momento.
- Por ejemplo, mediante el análisis y cruce de datos, la Inspección de Trabajo podría detectar abusos en la contratación temporal (superación de la duración máxima de un contrato temporal o del limite de contratos temporales en un periodo de tiempo) y requerir al empresario la conversión de estos contratos en indefinidos, o sancionarle por no hacerlo.
- No obstante, no se podrán reducir en ningún caso las garantías jurídicas de las personas obligadas, por lo que, en caso de impugnación de esa acta, sí deberá intervenir un funcionario inspector para evitar que sea un robot quien nos acabe sancionando.
- Como garantía adicional, la actividad automatizada deberá ir precedida de una orden del Director del Organismo Estatal de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social que delimite los supuestos de actuación y los órganos encargados del control de esta actividad y de resolver las impugnaciones que se presenten.
Sergio Herrero Reques | Abogado de Legálitas
Referencias legales
- Artículo 1 de la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- Real Decreto 688/2021, de 3 de agosto, por el que se modifica el Reglamento general sobre procedimientos para la imposición de sanciones por infracciones de orden social y para los expedientes liquidatorios de cuotas de la Seguridad Social, aprobado por el Real Decreto 928/1998, de 14 de mayo.
