Gastos no deducibles y gastos de difícil justificación para autónomos

¿Qué dice la ley sobre la posibilidad de deducir un gasto?

Estar al tanto sobre los gastos deducibles de los autónomos implica prestar especial atención a la Ley sobre el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y a la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), así como a sus reglamentos de desarrollo.

Esta normativa determina los requisitos que han de cumplir los gastos para poder ser deducibles, como veremos a continuación.

No obstante, en esta materia tiene una especial importancia el criterio de Hacienda recogido a través de diferentes órdenes. Son estas las que determinan en qué circunstancias concretas se admite una deducción y en cuáles no.

También es importante la jurisprudencia del Tribunal Supremo que, en más de una ocasión, ha modificado el criterio aplicado por Hacienda, por no considerarlo ajustado al derecho.

Requisitos para que un gasto sea deducible

Los criterios de Hacienda para permitir las deducciones son amplios y, en muchos casos, complejos. Pero existen una serie de criterios básicos que nos permiten saber si un gasto es deducible:

• Que el obligado tributario esté dado de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social y dado de alta en Hacienda.
• Que se haya acogido al Régimen de estimación directa (normal o simplificada).
• Que el gasto esté afecto a la actividad. Esto implica que debe ser totalmente necesario para poder desarrollar el trabajo.
• Que esté justificado. Si se trata de deducir el IVA, ese justificante ha de ser una factura ordinaria (no se admite la factura simplificada).
• Que el gasto quede registrado en la contabilidad.

Sin embargo, en muchas ocasiones los criterios aplicados por la Agencia Tributaria son más estrictos que los recogidos en la normativa actual española lo que supone que gastos que en teoría son deducibles, Hacienda no los considere como tales.

¿Qué es un gasto no deducible?

Los gastos que no se pueden deducir son aquellos que no están estrictamente relacionados con la actividad profesional del autónomo. Dicho de otro modo, solo se pueden deducir los productos y servicios que el autónomo utiliza en su día a día, mientras realiza su trabajo. 

Por otro lado, debemos recordar que los autónomos están obligados a cobrar/pagar por medios electrónicos y que tienen la limitación a los pagos en efectivo en 1.000 euros. 

Gastos fiscalmente no deducibles

Los siguientes gastos no tendrán la consideración de gastos deducibles para la actividad:

• Multas y sanciones, incluidos recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
• Donativos y liberalidades.
• Pérdidas del juego.
• Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales.

Los donativos no son una deducción específica para la actividad del autónomo y solo aplica a la hora de presentar la declaración de la Renta dentro de la campaña anual correspondiente. Cualquier ciudadano que haga una donación a una entidad pública sin ánimo de lucro se puede deducir un porcentaje marcado por Hacienda para el ejercicio en el que se quiere deducir esta donación.

Se incluirán en la declaración de IRPF anual y deberán estar justificadas por el respectivo certificado de la organización beneficiaria de la donación.

Para los profesionales, hacer estas donaciones puede ser una buena manera de conseguir ahorro fiscal y, a la vez, contribuir con una buena causa.

¿Cómo darse de alta como autónomo?

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Gastos no deducibles vs gastos de difícil justificación 

Por ejemplo, el transporte, viajes o restaurantes en principio serían gastos no deducibles, pero si es un viaje por motivos profesionales o una comida con un cliente, ese gasto formaría parte de su ejercicio profesional y, por lo tanto, se podría deducir. Deberán encontrarse convenientemente justificados mediante las correspondientes facturas. En ocasiones, pueden valer los recibos o una factura simplificada siempre que aparezcan todos tus datos fiscales. El pago de estos gastos se realizará con medios pertenecientes al autónomo, es decir, sin utilizar efectivo.

Aunque el autónomo tendrá que demostrar ante Hacienda que el gasto está relacionado con su trabajo.

Sin embargo, los gastos de difícil justificación están establecidos en un porcentaje fijo por ley y son deducibles hasta el máximo de 2.000 euros.

Cómo hacer una factura correctamente.

¿Cómo se deducen los gastos de difícil justificación?

Los gastos deducibles por autónomos se pueden deducir por medio de facturas y mediante su registro contable y deducírselos por medio del modelo 130 trimestral del IRPF. 

Para deducirse los gastos de difícil justificación deben declarar que se tienen gastos de difícil justificación en este modelo 130 o en la declaración de la renta y se podrán deducir un 5% del rendimiento neto (ingresos – gastos) como gastos de difícil justificación.

Requisitos para deducir los gastos de difícil justificación

Para que los gastos de difícil justificación sean deducibles, tienes que cumplir estos requisitos:

• Tributar por el régimen de estimación directa simplificada o sistema de módulos.
• Generar más ingresos que gastos.
• Tener unos ingresos netos anuales inferiores a 600.000 euros.

¿Cómo calcular los gastos de difícil justificación?

• Calcula tus beneficios netos anuales. 
• Ahora, calcula el 5% de tus beneficios netos anuales (base imponible). 
• El importe que te salga es la cantidad deducible y tendrás que sumarlo a tus gastos totales. 

Repasa estos aspectos con los que los autónomos pueden beneficiarse de un ahorro fiscal.

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Beatriz Sabater Gestora contable