Principales gastos deducibles en la actividad de los autónomos
17 Marzo 2025
Antes de comenzar a enumerar los gastos que un autónomo puede incluir como deducibles en su actividad, es conveniente conocer qué indica la legislación vigente en España sobre los pagos deducibles.
Listado de pagos deducibles por los autónomos en el IRPF
A continuación, repasamos algunos de los gastos deducibles más habituales.
Consumos de explotación
Compras de mercaderías, materias primas y auxiliares, combustibles, elementos y conjuntos incorporables, envases, embalajes y material de oficina. Es decir, todas aquellas compras sin las que no sería posible la realización de la actividad.
Son totalmente deducibles tanto en el IVA (si se tiene factura) como en el IRPF.
Hacienda en estos casos no tiene inconveniente en admitirlos siempre que exista la factura correspondiente a nombre del autónomo.
Bancarios
Un autónomo no puede trabajar hoy en día si no tiene una o varias cuentas bancarias para hacer gestiones básicas como domiciliar su recibo de la Seguridad Social, pagar a proveedores y recibir los cobros de sus clientes.
La típica comisión por mantenimiento de la cuenta, por hacer transferencias, por recibos devueltos y hasta por tener una tarjeta, se consideran deducibles en IRPF.
En el caso de utilizar plataformas de pago como PayPal y similares que cobran una serie de comisiones a los profesionales que reciben pagos a través de ellas. Estas comisiones son desgravables porque son necesarias para ejercer la actividad y tienen muchas similitudes con las comisiones bancarias.
Si para desarrollar la actividad se ha pedido un préstamo bancario, un crédito o una subvención, los intereses que se deriven de estos productos de financiación se pueden deducir, porque se consideran gastos asociados necesariamente al trabajo. En este caso, hay que justificar mediante las correspondientes facturas o documentos que el préstamo o crédito se ha solicitado para adquirir bienes necesarios para la actividad o para resolver una situación puntual de falta de liquidez.
Dado que estos gastos son totalmente necesarios para que el profesional pueda trabajar, se pueden desgravar en su integridad del IRPF.
Por lo que se refiere a Hacienda, es más estricta cuando se trata de intereses de préstamos si no existe la correspondiente justificación sobre su solicitud para la realización de la actividad.
Vehículos, reparaciones y cómo desgravar la gasolina en autónomos
Es uno de los pagos desgravables de los autónomos más controvertidos porque no está clara su afección total a la actividad profesional. Conoce cómo desgravar la gasolina de los autónomos.
Dietas y gastos de viaje y desplazamientos
Para que las dietas del autónomo sean deducibles tienen que cumplirse una serie de requisitos. Si falla alguno de ellos, Hacienda podrá oponerse a la deducción practicada y realizar el ajuste correspondiente mediante liquidación que llevará aparejada un recargo.
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De oficina
Vamos a profundizar en el funcionamiento de los gastos relacionados con la oficina, sea esta un local alquilado o tengamos la oficina en nuestra vivienda.
Local u oficina específica para la actividad
No presentan problemas, deberás notificar a hacienda los datos de local en el momento de darte de alta cumplimentando el correspondiente modelo 036 o presentar una modificación de datos de dichos impresos en el momento de trasladarte a un nuevo local u oficina. Podrás desgravarte todos los gastos asociados a ese local: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, aquellos asociados a la hipoteca o el seguro. También podrás amortizar la inversión realizada si lo hubieses comprado.
Deberán estar justificados con la correspondiente factura emitida por el arrendador y por los proveedores de los diferentes suministros.
Local u oficina en una vivienda
Al igual que en el caso anterior debes notificárselo a Hacienda, indicando el porcentaje del domicilio dedicado a la actividad. Lo normal es que sea una habitación o máximo dos, por lo que se afectará entre un 10% y un 20% como máximo si no se quiere tener problemas. Los gastos asociados a la vivienda podrán desgravarse en ese mismo porcentaje.
En caso de estar alquilando, el problema es que debes tener dos facturas diferenciadas, ya que el alquiler de la parte profesional debe incluir IVA. Y esto lo hace muy poca gente, en buena parte por el engorro que supone para el propietario. Esto se debe a que el alquiler de locales para negocios está gravado con IVA.
Y una cosa más, Hacienda se está poniendo quisquillosa y está empezando a pedir contadores separados de agua o luz para la parte "profesional" y la "privada" de la vivienda.
Amortización de bienes de inversión
Son bienes de inversión aquellos cuya vida útil se va a prolongar más allá de un año (por ejemplo, un ordenador). Si su coste es superior a 800 € deber realizarse una amortización en el IRPF a lo largo del tiempo.
El IVA pagado se deducirá en el período en el que efectivamente se ha hecho la compra de ese bien de inversión.
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De internet y teléfono
Dado que tener servicios como internet o un teléfono fijo es esencial para poder trabajar, se admite su deducción tanto en el IRPF como en el IVA.
Hay que destacar que en caso de que la actividad se desarrolle desde el propio domicilio, este deberá estar afecto a la actividad en Hacienda, en el porcentaje destinado al ejercicio de la actividad, y serán deducibles únicamente el 33% del porcentaje afecto informado en Hacienda. Por ejemplo, si la factura es de 100 euros y tengo afecta a la actividad el 10% del domicilio, podríamos deducirnos 33%x10%x100 euros.
El teléfono móvil también es esencial para poder trabajar, así que es posible su deducción.
No obstante, Hacienda puede pedir al interesado que acredite que ese teléfono no tiene ningún tipo de uso personal.
Tratándose de gastos deducibles de los autónomos, lo mejor en estos casos es que los profesionales cuenten con un dispositivo de uso personal y otro de uso profesional, y lo mismo ocurre con las líneas telefónicas. Hacienda te permitirá la deducción siempre y cuando tengas dos líneas de teléfono diferenciadas, una para uso personal y otra para uso profesional. Solo así podrás justificar que el gasto está afecto a la actividad.
Informáticos
Las nuevas tecnologías son fundamentales para trabajar y, por eso, Hacienda también admite la deducción del gasto realizado por estos conceptos cuando sean necesarios para el desarrollo de la actividad.
Un ratón, un teclado, una memoria USB… los periféricos informáticos son, en la actualidad, totalmente imprescindibles para trabajar. Por eso, Hacienda no pone problemas a la hora de que los autónomos puedan deducirse lo que haya gastado en estos artículos.
Poner una página web en marcha y mantenerla implica más gastos que el hosting o el dominio. Es posible que haya que pagar a un diseñador gráfico, comprar imágenes de stock, etc. Tener una página web es fundamental para dar a conocer el negocio e incluso para vender directamente productos o servicios.
Una web es prácticamente como un espacio físico de trabajo y, por tanto, los gastos realizados para poder tener la misma en línea se pueden deducir en el IRPF y en el IVA.
La publicidad es esencial para dar a conocer un negocio y conseguir más clientes. Tanto los consumos en publicidad online como en publicidad offline se consideran gastos afectos a la actividad económica, puesto que su finalidad es conseguir que el profesional gane dinero.
En consecuencia, son gastos deducibles en el IRPF y también respecto al IVA.
En todos los casos, es imprescindible que estos pagos estén acreditados con la correspondiente factura a nombre del autónomo que pretende hacer la desgravación.
Incluso aquellos negocios que no son puramente digitales necesitan de herramientas tecnológicas para su buen devenir. Por ejemplo, un programa de edición de imágenes o de gestión automatizada de redes sociales. Podemos incluir en este punto los programas de facturación esenciales en la gestión diaria del negocio.
Deberán estar conveniente justificados con su correspondiente factura para ser deducibles en su totalidad.
Servicios de gestoría y asesoría y de profesionales o personal externo
Aunque muchos autónomos intentan ser multitarea, en la mayoría de los casos son conscientes de que no pueden hacerlo todo ellos solos.
Por eso, con frecuencia, contratan los servicios de gestorías y asesorías que se encargan de cuestiones como la contabilidad o la elaboración de las nóminas.
Es posible que sea necesario contratar diferentes tipos de profesionales: un diseñador que cree su web, un experto en marketing que le haga una campaña de publicidad, un abogado que redacte los contratos de sus empleados…
Este es un gasto fácilmente justificable que se entiende que está relacionado directamente con la actividad, por lo que se permite su deducción en el IRPF y el IVA sin mayor problema.
No es un pago conflictivo para Hacienda siempre que esté relacionado con la actividad a realizar y este debidamente justificado con su correspondiente factura.
De seguros sociales y de personal
Cuota de autónomos o aportaciones a mutualidades del titular de la actividad
En este apartado se incluirán las cotizaciones al régimen especial de trabajadores autónomos (RETA) del titular de la actividad y, en su caso, las aportaciones a mutualidades de previsión social del empresario o profesional. Es decir, las cuotas pagadas de autónomos.
Seguro de vida
Si un autónomo decide contratar voluntariamente un seguro de vida, se puede deducir el importe de las cuotas pagadas de su IRPF. Pero en este caso existe un tope anual de 500 euros.
Si la póliza excede de esa cuantía, todo lo que esté por encima de la misma no va a poder deducirse. En cuanto al IVA, los seguros no llevan este impuesto, así que no cabe aquí la deducción.
Mutua sanitaria privada del trabajador
Los autónomos que tienen contratada una póliza para proteger su salud tienen derecho a deducirse el gasto. Como en el caso anterior, con un límite de 500 euros al año.
Otros seguros también desgravables son el seguro de baja laboral y el de responsabilidad civil. Porque en todos estos casos se entiende que hay una relación directa entre ser autónomo y la necesidad de contar con pólizas que garanticen un extra de seguridad ante ciertas situaciones.
- De personal
Tener empleados en un negocio implica asumir gastos de formación, dietas, salarios, abono de pagas extraordinarias, indemnizaciones en caso de despido… Ya que son pagos esenciales para poder llevar a cabo la actividad, todos ellos se pueden desgravar. En estos casos se incluyen:- Sueldos y salarios: pagos a los trabajadores en concepto de sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones para gastos de viajes, retribuciones en especie, premios e indemnizaciones, en el caso de que tengas trabajadores asalariados.
- Otros gastos de personal: incluye pagos de formación, indemnizaciones por rescisión de contrato, seguros de accidentes del personal, obsequios (ejemplo - cestas de navidad) y contribuciones a planes de pensiones o a planes de previsión social empresarial.
- Cotizaciones de los empleados. Al ser un consumo totalmente obligatorio, se permite deducir la totalidad de su importe en el IRPF.
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