Qué es una factura recapitulativa

Con carácter general, los empresarios o profesionales están obligados a expedir factura y copia de esta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad, incluidas las no sujetas y las sujetas pero exentas del IVA.

Entre otros supuestos, se debe expedir factura en aquellas operaciones en las que el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal (con independencia del régimen de tributación al que se encuentre acogido el empresario o profesional que realice la operación), así como en otras en las que el destinatario así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria. 

• Las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación.
• No obstante, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación.
   

¿Qué son las facturas recapitulativas?

La normativa de facturación contempla las denominadas “facturas recapitulativas”, que son aquellas que permiten incluir en un sólo documento distintas operaciones efectuadas en diferentes fechas para un mismo destinatario, siempre que se hayan realizado dentro del mismo mes natural. 

Este tipo de comprobantes se utiliza para agrupar operaciones, facilitando la gestión de la facturación y el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Por ejemplo, es extremadamente útil para las empresas que necesitan contabilizar un gran número de operaciones de compra o venta a la vez, lo que permite agilizar la contabilidad de una empresa y reducir esfuerzos en este sentido. 

Es importante destacar que, en el caso de facturas simplificadas, cada operación no puede superar el límite de 400 euros, aunque se pueden agrupar en una sola recapitulativa, incluso si la suma de ellas supera dicho límite.

Requisitos para emitir factura recapitulativa

• Se agrupan las operaciones realizadas con el mismo destinatario, no pudiendo agruparse en una misma factura recapitulativa operaciones efectuadas para distintos destinatarios.
• Debe agrupar operaciones realizadas dentro de un mismo mes.
• Deben ser expedidas como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas.

Recientemente, la Dirección General de Tributos ha contestado una consulta vinculante en la que se planteaba la posibilidad de emitir factura recapitulativa fuera del mes en el que tienen lugar las operaciones. 

El supuesto planteado es el de un autónomo que emite facturas recapitulativas a final de mes para un cliente particular, no empresario o profesional. Durante el mes de mayo de 2024, debido a problemas técnicos, no ha podido emitir factura recapitulativa para dicho destinatario el último día del referido mes por las entregas realizadas en dicho periodo. Se plantea la posibilidad de emitir la recapitulativa en el mes siguiente al del devengo de las operaciones. Según la DGT, dado que el destinatario de las operaciones no tiene la condición de empresario o profesional, el comprobante debe emitirse el último día del mes natural, sin que exista la posibilidad de emitirla en el mes siguiente.

Si al realizar el documento, te has equivocado, la solución es una factura rectificativa.

¿Cuándo es útil emitir una factura recapitulativa?

En esencia sirve en los casos donde hay múltiples transacciones pequeñas desde el mismo proveedor al mismo cliente. Por ejemplo, en el caso de un fisioterapeuta autónomo que cuenta con 10 clientes y realizan 8 sesiones al mes, en vez de hacer una factura por sesión, pues solo hace una de las 8 sesiones por cliente. 

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¿Qué datos debe contener una factura recapitulativa?

Estos documentos tienen el mismo contenido que las normales, haciendo referencia en la descripción las operaciones del mes que se agrupan.

¿Qué fecha debe de llevar una factura recapitulativa?

Deben ser expedidas como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas, salvo que el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal, en cuyo caso la expedición debe realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en el curso del cual se hayan realizado las operaciones
 

Factura recapitulativa vs resumen periódica

No hay que confundir la recapitulativa con la “factura resumen periódica” o “agrupación periódica de facturas”, reguladas por la Ley 3/2004, pues se trata de comprobantes que agrupan otras facturas expedidas con anterioridad por operaciones llevadas a cabo durante un periodo determinado de tiempo o documentos donde se recoge una relación de aquellas emitidas durante un periodo determinado no superior a 15 días. Hay que tener en cuenta que estos documentos en ningún caso tienen la consideración de factura recapitulativa a efectos del IVA.

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María Jesús Puente Responsable del área de Contabilidad