¿Se puede desgravar las dietas un autónomo?

¿Son deducibles las dietas de un autónomo?

Las dietas de gastos de viaje son deducibles para la empresa en el Impuesto sobre Sociedades e incluso en el IVA (siempre que el justificante cumpla con el reglamento de facturación). Incluiría desplazamiento, comida y alojamiento. 

Para que estas dietas sean deducibles legalmente debe incluir los siguientes requisitos:

• Incluirse en la contabilidad de las empresas y estar debidamente justificado.
• Tener correlación con los ingresos y estar imputado al periodo que corresponda.
• Demostrar que el desplazamiento estaba relacionado con el negocio de la empresa y sirvió para generación de ingresos. 

Otro tipo de gastos como, por ejemplo, cenas con clientes, regalos a proveedores o gastos de eventos (o comúnmente conocidos como gastos de representación), serán deducibles con un límite de un 1% de la cifra de negocio.

Requisitos y gastos que puedes deducirte si eres autónomo

• El autónomo tiene que estar dado de alta en el régimen de estimación directa del IRPF (normal o simplificada).
• El gasto debe estar relacionado con la actividad.
• Tiene que realizarse dentro del horario habitual de trabajo y en día laborable. Los gastos realizados en festivos o fines de semana pueden llegar a ser deducibles, pero Hacienda los revisa mucho más para evitar fraudes.
• El pago debe hacerse por medios electrónicos para que pueda quedar constancia de la gestión realizada, el día y la hora.
• El autónomo tiene que solicitar al proveedor del servicio que expida una factura a su nombre y conservarla durante cuatro años. No basta con un mero ticket.
• Si el gasto es en una comida, cena o desayuno, debe hacerse en un establecimiento de hostelería o restauración. No es válido el servicio de comida para llevar.
• El consumo debe quedar registrado en la contabilidad y ser correctamente imputado al período impositivo al que pertenece.
• La cantidad deducida no puede exceder del límite permitido por la Agencia Tributaria. Estos límites son:
  1. Cuando se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor:
     • Por pagos de estancia: los importes que se justifiquen. En el caso de conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera, no precisarán justificación en cuanto a su importe los gastos de estancia que no excedan de 15 euros diarios, si se producen por desplazamiento dentro del territorio español, o de 25 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.
     • Por pagos de manutención:
       • Desplazamiento dentro del territorio español: 53,34 euros diarios como máximo.
       • Desplazamiento a territorio extranjero: 91,35 euros diarios como máximo.
  2. Cuando no se haya pernoctado en un municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las siguientes cantidades en concepto de asignaciones para gastos de manutención:
     • Desplazamiento dentro del territorio español con: 26,67 euros diarios como máximo con carácter general.
     • Desplazamiento a territorio extranjero: 48,08 euros diarios como máximo.
       Como gastos de desplazamiento se incluyen billetes de tren u otros medios de transporte, e incluso los abonos mensuales. Si el desplazamiento es esencial para que el autónomo pueda llevar a cabo su actividad, puede desgravarse el pago. Pero necesitará contar con la correspondiente factura.
        

Recomendaciones para justificar gastos deducibles

Aunque se presente la factura y se cumplan todos los requisitos anteriores, la Agencia Tributaria puede pedirte justificaciones de gastos pasado el tiempo. Esto es lo que complica la deducción de dietas. Para ello, lo mejor es agendar cada una de esas actividades económicas que impliquen un gasto deducible o guardar emails como motivo de justificación. 

Además, hay que tener en cuenta que, dado que un billete de tren o autobús, o un abono transporte, se pueden utilizar también en el ámbito privado, Hacienda suele ser bastante puntillosa al examinar estas desgravaciones. Por lo que es aconsejable tener otros medios de prueba que demuestren que el gasto se ha realizado por trabajo. 

Por ejemplo, una agenda en la que consten reuniones con clientes que coinciden con los billetes de tren que se pretenden desgravar, correos electrónicos en los que se confirmen las reuniones e incluso los proyectos o presupuestos derivados de estas reuniones.

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Beatriz Sabater Gestora contable