Cómo hacer una factura correctamente

Ante la necesidad de emitir una factura es posible que te surjan dudas al respecto tales como: ¿tengo realmente que emitir una factura?, ¿cuál es la forma adecuada de emitir una factura?, ¿qué campos deben incluirse en una factura?

En este artículo se resuelven estas y otras cuestiones respecto a cómo emitir una factura de forma correcta.

¿Quién tiene obligación de emitir una factura?

De acuerdo con la legislación tributaria vigente, el empresario tiene la obligación emitir una factura que acompañe toda entrega de bienes o prestación de servicios. Y en el texto del reglamento de facturación se indica que deberá expedirse factura y copia de ésta, en todo caso, en las siguientes operaciones:

• Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúa como tal.
• Cuando el destinatario de la operación así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria
• En las exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las realizadas en tiendas libres de impuestos).
• Entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
• Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica que no actúa como empresario o profesional.
• Determinadas operaciones de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición, cuando aquella se ultime en el territorio de aplicación del Impuesto.
• Ventas a distancia y entregas de bienes objeto de Impuestos especiales, cuando se entiendan realizadas dentro del territorio. 

Existen dos tipos de factura, las facturas simplificadas y las facturas completas.

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La factura simplificada

La factura simplificada es un tipo de documento que contiene cierta información pero que no puede considerase factura como tal. En este link de la web de Agencia tributaria puedes comprobar en qué casos se puede emitir factura simplificada.

En el caso de las facturas simplificadas, los elementos que debe recoger son los siguientes:

• Número y, en su caso, serie.
• Fecha de expedición.
• Fecha de operación si es distinta de la de expedición.
• NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor.
• Identificación de los bienes entregados o servicios prestados.
• Tipo impositivo, y opcionalmente también la expresión “IVA incluido”.
• Contraprestación total.
• En las facturas rectificativas, la referencia a la factura rectificada.

La factura completa

La factura completa contiene un número de elementos más extenso y se considera un documento oficial que permite demostrar la realización de la operación. Este debe ser el contenido de las facturas completas:

• Número y, en su caso, serie. La numeración será correlativa. Será obligatoria la expedición de facturas rectificativas en serie específica.
• Fecha de expedición.
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
• Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea.
• Domicilio del emisor y destinatario.
• Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
• Tipos impositivos aplicados.
• Cuota tributaria.
• La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
• En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto, una referencia a la normativa.
• En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, la mención “facturación por el destinatario”.
• En el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención “inversión del sujeto pasivo”.
• En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención “régimen especial de las agencias de viajes”.
• En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, la mención “régimen especial de los bienes usados”, “régimen especial de los objetos de arte” o “régimen especial de las antigüedades y objetos de colección”.
• En caso de estar acogido al criterio de caja, incluir la mención “Régimen especial de criterio de caja”.

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¿Cuál es el plazo para la emisión de una factura?

Por norma general, la factura se emite una vez se realiza la operación, no obstante, el artículo 11 del reglamento de facturación establece que en caso de que el destinatario sea empresario o profesional, se puede emitir hasta el día 16 del mes siguiente al que se produzca el devengo del impuesto correspondiente.

El artículo 18 del reglamento de facturación nos indica la obligatoriedad de remisión de las facturas en el mismo momento de su expedición, si bien, la fecha límite coincide con la de emisión (antes del día 16 del mes siguiente al que se produzca el devengo del impuesto).

Las facturas se pueden emitir en cualquier medio o formato (digital o papel), pero deben garantizar su legibilidad en su conservación, integridad y autenticidad, y pueden estar escritas en cualquier idioma y expresarse en cualquier moneda.

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