Cómo hacer un presupuesto correctamente

Al hacer un presupuesto puede que te surjan varias dudas sobre qué incluir y cómo debe hacerse. Te explicamos algunos aspectos que has de tener en cuenta para su correcta elaboración.  

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Qué se debe tener en cuenta para la elaboración de un presupuesto

1. Presupuesto organizado

Previamente a la confección y envío del presupuesto es importante saber qué tipo es. No es lo mismo un presupuesto de carácter interno que para, por ejemplo, un cliente al que vamos a cotizar nuestros servicios. Es recomendable tener claros los objetivos y las acciones a llevar a cabo y definir prioridades de las diferentes partidas del presupuesto.

Para ello puedes valerte de muchas herramientas, quizás la más usada es la hoja de cálculo como la que ofrece Microsoft Excel o Google Sheets. Este tipo de documento permite ordenar los conceptos, hacer simulaciones y personalizarlos para cuando lo tengas que presentar al cliente.

2. Controlar el flujo de caja  

Saber cuál es nuestra salud financiera real es necesario antes (o durante) la elaboración del presupuesto. Esto es básicamente tener controlados los ingresos y los tiempos en los que estos entran y salen para evitar. De lo contrario, el presupuesto puede no ser realista conforme a nuestros objetivos.

3. Gastos mensuales

Toda tarea vinculada con los presupuestos debe tener presentes los gastos mensuales, tanto fijos (sueldos, alquileres, seguros, etc.) como variables (dependiendo, por ejemplo, del nivel de producción). Además, es recomendable clasificarlos según su tipología.

También se recomienda destinar una partida para imprevistos, lo que nos dará tranquilidad si surge cualquier contratiempo.  

4. Ingresos actuales y futuros

Otro punto a tener en cuenta en la elaboración de presupuestos es la de anotar la financiación disponible para arrancar el proyecto, así como los beneficios que se tienen en la actualidad y los que se quieren obtener con la nueva actividad que se va a iniciar.

5. Control de objetivos

Toda tarea incluida en el presupuesto se asignará a un área específica de la compañía de manera que se dotará de los recursos necesarios para atenderla.

6. Revisar presupuesto

Contar un ente externo que ayude a revisar y optimizar los presupuestos siempre ayuda como nuestro servicio de gestoría online fiscal y contable para autónomos y emprendedores en el que tu gestor personal se ocupa de llevar tu contabilidad al día, asesorarte y gestionar tus obligaciones fiscales.

Seguramente optes por crear un presupuesto anual, por lo que será necesario que este se revise de forma recurrente para corregir cualquier cambio o imprevisto.

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Tipos de presupuestos

Hay que tener en cuenta qué tipo de presupuesto vamos a crear, ya que no tendrá las mismas características un presupuesto para un cliente actual que otro para uso interno.

1. Presupuesto de uso interno

Los más destacados dentro de una compañía son:

• Ventas: se caracteriza por ser el presupuesto que da a conocer la previsión de ventas del periodo.
• Administrativo: estima los recursos utilizados por área.
• Financiero: sirve para conocer la salud financiera de la empresa.
• Producción: permite saber cuál es la capacidad de recursos para responder a la demanda actual y futura. 

2. Presupuesto de cliente

Para elaborar un presupuesto de cliente conviene incluir los siguientes elementos básicos:

• Datos de la empresa o proveedor: nombre, razón social, NIF, domicilio fiscal e información de contacto.
• Datos del cliente: nombre, CIF/DNI, domicilio, datos de contacto, etc.
• Número de presupuesto.
• Concepto: elementos del producto o servicio prestados (partidas), horas de trabajo, recursos y otros detalles de justificación del presupuesto que serán necesarios para que el cliente entienda el porqué de la inversión.
• Fecha de vigencia del presupuesto
• Importe: base imponible más impuestos y total del presupuesto sumando todas las partidas. Reflejar si es con IVA o sin IVA.
• Pago: formas de pago, número de cuenta y la información necesaria para que se realice.

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Validez del presupuesto

Un presupuesto pasará a ser un contrato legal en el momento que tengamos la aceptación del cliente, siempre y cuando esté dentro del periodo marcado en la fecha de vigencia. Además, deberá estar firmado por ambas partes.

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