Cómo deducir los gastos de representación y de atención a clientes y empleados

La deducibilidad de los gastos de representación y de atención a clientes y empleados es un tema conflictivo, tanto en el ámbito del Impuesto sobre Sociedades (IS) como en el del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), debido a que la Administración Tributaria tiende a cuestionarlos.

Estos gastos buscan fortalecer o incrementar las relaciones comerciales, mejorar la imagen de la organización. Como ejemplo de ellos, podemos citar las comidas de trabajo, organización de eventos u obsequios corporativos de carácter promocional o institucional, las cestas de navidad para los trabajadores o las invitaciones a espectáculos o eventos deportivos, etc.

Deducibilidad de estos gastos en el Impuesto sobre Sociedades

En el Impuesto de Sociedades se establece que estos gastos no tienen el carácter de donativos y liberalidades y, por tanto, serán deducibles y no se entenderán como donativos “los gastos por atenciones a clientes o proveedores ni los que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa ni los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios, ni los que se hallen correlacionados con los ingresos.”

Es importante señalar que los gastos de atenciones a clientes o proveedores serán deducibles con el límite del 1% del importe neto de la cifra de negocios del período impositivo.

Por su parte, los gastos o atenciones con los trabajadores de la empresa, que son aquellos que no son obligatorios, sino que se realizan por voluntad de la empresa, si los mismos se realizan como consecuencia del uso y costumbre de la empresa son deducibles. Sería el caso de las celebraciones o comidas de navidad o la entrega de cestas de navidad u otros regalos similares.

Cesta de Navidad: ¿derecho adquirido u obsequio?

Aspectos que se deben tener en cuenta

• Estos gastos de atenciones con los trabajadores no se incluyen dentro de la limitación del 1% a la deducibilidad de los gastos por relaciones públicas.
• Hay que tener en cuenta que, para el trabajador, estos gastos tienen la consideración de retribución en especie sujeta a ingreso a cuenta.

Por el tanto, no son deducibles aquellos gastos por atenciones con el personal que sean inusuales o extraordinarios. Tampoco serán deducibles los regalos u obsequios de lujo o las atenciones a personas físicas no relacionadas directamente con la actividad empresarial.

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Requisitos para que el gasto sea deducible

• Debe estar correlacionado con los ingresos.
• Justificación documental: Se requiere una factura completa que cumpla con los requisitos legales, así como una descripción clara del motivo del gasto.
• Imputación. Como regla general debe imputarse en la base imponible del período impositivo en el que se ha devengado.
• Contabilización. La deducibilidad del gasto está condicionada a que esté contabilizado en la cuenta de pérdidas y ganancias.
   

Deducibilidad del IVA soportado

En relación con la deducibilidad de las cuotas soportadas de IVA, la cuestión es diferente y algo más compleja. La normativa de este impuesto exige para que el IVA soportado sea deducible, que haya afectación directa y exclusiva a la actividad (artículo 95 de la ley del IVA).

Por otra parte, el artículo 96 contempla determinadas restricciones al derecho a la deducción y establece que no son deducibles las cuotas soportadas en la adquisición de:

• Espectáculos y servicios de carácter recreativo.
• Bienes o servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o a terceras personas.
• Servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que el importe de estos tuviera la consideración de gasto fiscalmente deducible a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o del Impuesto sobre Sociedades.

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Aspectos que se deben tener en cuenta

No tienen la consideración de atenciones a clientes:

• Las muestras gratuitas y objetos publicitarios de escaso valor.
• Los bienes que, en principio, iban a ser destinados a una transacción económica, y después de su adquisición se destinan a atenciones a clientes, es posible deducirte una parte del IVA en la compra, pero luego cuando lo destines a esa atención, tendrás que repercutir IVA por ello. Se trata como una compra y una venta normal.

Por lo que se refiere a las comidas de negocios, que pueden ser considerados gastos de representación, aunque la deducibilidad del IVA soportado está muy cuestionada, un sector de la doctrina opina que, si el gasto está directa y exclusivamente relacionado con la actividad y se puede acreditar la existencia y naturaleza de este, en principio, no debería verse afectado por las restricciones del derecho a poder deducirse. A estos efectos, debe existir una justificación clara y directa.

En la práctica habitual, se ha considerado que los gastos de invitaciones a clientes tienen un carácter conveniente pero no necesario. Por lo tanto, no es deducible el IVA soportado por este concepto. Respecto a la adquisición de bienes y servicios destinados a atenciones a clientes, tales como adquisición de bienes para regalos, comidas, cacerías, invitaciones a un palco privado en espectáculos deportivos y otros conceptos similares sin documentar, tampoco se ha considerado deducible el IVA soportado. Y tampoco en el caso de una entidad adquiera botellas de vino destinadas a atenciones a clientes, ya que su entrega no puede ser considerada como objetos publicitarios de escaso valor, o en la adquisición de entradas para un partido de futbol.

Hay que tener en cuenta que, en la práctica, la Agencia Tributaria suele considerar los gastos de representación como sospechosos, y la carga de la prueba recae sobre el contribuyente.

Por otro lado, la Dirección General de Tributos considera que no podrán deducirse las cuotas de IVA soportado por la celebración de la cena de navidad de la empresa con sus empleados, como tampoco el de las cestas de navidad u otros obsequios o regalos entregados a los empleados “por tratarse de servicios adquiridos para destinarlos a atenciones a asalariados -en el caso de obsequios- o bien por no tratarse de servicios de hostelería prestados a consecuencia de un desplazamiento o viaje de dicho personal -en el caso de las cenas de Navidad-“. El Tribunal Superior de Justicia de Valencia, en sentencia de 24-5-2021, tampoco considera deducible el IVA soportado de la comida de navidad.

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Referencias legales:
Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.
 

María Jesús Puente Responsable del área de Contabilidad