Balance de situación contable: qué es y cuándo se debe realizar

¿Qué es el balance de situación contable?

Y el mejor modo de hacerlo es comenzar explicando qué es concretamente el balance de situación o balance contable. Se trata de un informe que muestra en una fecha determinada la situación económica y financiera de la empresa. Además, forma parte del grupo de cuentas anuales que deben presentarse en el Registro Mercantil. 

Para su realización han de tenerse en cuenta dos partes fundamentales: por un lado, se hallan las cuentas del Activo, es decir, aquello que posee la empresa (bienes y derechos); y por otro lado, las cuentas del Pasivo y las del Patrimonio neto, es decir, el modo en que ha conseguido aquello que tiene (mediante recursos propios que provienen de los beneficios y del capital social, o gracias a financiación externa). Lo que debe quedar claro es que ambas deben tener el mismo importe cuando se calculan.

¿Cómo se debe realizar un balance de situación contable?

Una vez que tenemos claro qué es un balance de situación contable, es momento para saber cuáles son los pasos recomendados para que cualquier empresa lo realice:

- En primer lugar, resulta esencial respetar las diferentes secciones para que el informe tenga la estructura adecuada.

- De igual modo, hay que asegurarse de que las facturas estén registradas correctamente hasta la fecha en la que se realiza el balance.

- En este punto, hay que definir el tipo de balance y agrupación que se está llevando a cabo. Puede tratarse de un balance sencillo o, por el contrario, de uno más detallado con partidas intermedias. En el caso de hacer un modelo abreviado, las condiciones que deberán cumplirse son que el número de trabajadores empleados no supere los 50, que el total de partidas de activo no sea superior a los 4.000.000 de euros, y que el importe neto correspondiente a la cifra anual de negocios no llegue a superar los 8.000.000 de euros.

- Posteriormente, hay que diferenciar los capítulos por plazo, de manera que se separen tanto el Activo como el Pasivo fijo a largo plazo, de los que sean circulantes (lo explicamos a continuación).

- Finalmente, se han de calcular totales y subtotales, identificando cada grupo y capítulo con las sumas parciales y totales correspondientes.

Diferencias entre fijo y circulante

Como se ha mencionado, hay que separar el Activo fijo del circulante y lo mismo ocurre en el caso del Pasivo. En este sentido hay que distinguir a qué se refieren con cada uno de ellos:

- Activo fijo: puede ser material inmovilizado (maquinaria, locales, mobiliario...), inmaterial o intangible (patentes o aplicaciones informáticas), así como inversiones financieras a largo plazo.

- Activo circulante: lo componen los productos y las materias primas, el efectivo en cuentas corrientes y caja, acreedores y deudores.

- Pasivo fijo: compuesto por préstamos y deudas a largo plazo.

- Pasivo circulante: en él se incluyen deudas comerciales, impuestos pendientes de liquidación y otras deudas que se hayan de pagar a corto plazo.  

Aparte de estos cuatro puntos, no se puede olvidar el Patrimonio neto, en el que se exponen las subvenciones, el capital social y la cuenta de pérdidas y ganancias.

¿Cuándo se realiza?

El balance de situación contable puede realizarse mensual, trimestral y anualmente. Los dos últimos, son obligatorios y tiene como objetivo informar de nuestra situación en el Registro Mercantil. Por lo tanto, es un informe importante cuando se quieren comparar las cuentas con los resultados de ejercicios anteriores o de cara a para tomar decisiones estratégicas futuras en base al estado financiero actual de la empresa.