¿Qué son los documentos mercantiles y su importancia para una empresa?

¿Qué es un documento mercantil?

El documento mercantil es un papel de suma importancia (comprobante, título, factura, recibo, etc.) cuya función es la de legitimar o dejar por escrito una transacción o una operación comercial. Esto se enmarca en la contabilidad, donde el profesional contador, tras obtener los datos, documenta todo en los libros de contabilidad. Se trata de la constancia escrita de las operaciones y transacciones mercantiles. Esto es eficaz y necesario para llevar el control de la empresa y que no sea un caos. La contabilidad sirve para tomar decisiones económicas a partir de informes realizados. Dentro de la contabilidad hay diversas ramas, como la contabilidad de costes de una empresa, documento que es imprescindible. En el enlace que hemos indicado explicamos en qué consiste, y cómo realizarla correctamente para no tener ningún problema a la hora de realizarla.

Importancia de los documentos mercantiles

La documentación mercantil es fundamental en una empresa, ya que, sin ella, sería un desorden absoluto de papeleo y desorganización. Gracias a la documentación mercantil se tiene todo registrado y archivado, y se hace un seguimiento de las actividades a través de los registros contables. Con ellos, los gastos, impuestos, ingresos, facturas… Quedan registrados y, en caso de haber cualquier problema o malentendido, sobre todo en el ámbito judicial, la documentación mercantil se utiliza como prueba de las actividades de una empresa o cliente.

Además, el documento mercantil es un papel que indica cuál es la relación jurídica entre dos partes que intervienen en una transacción o acción. Con él, queda escrito cuáles son las obligaciones y derechos de cada uno.

De hecho, es muy probable que en algún punto de la actividad de la empresa haya que hacer una auditoría contable. Es una realidad para todas las empresas, convirtiéndose en un proceso que no solo evalúa la precisión de los registros financieros, sino que también refleja la salud e integridad de la organización. Descubre cómo tener tus cuentas gestionadas para afrontar una auditoría contable aquí.

Características de un documento mercantil

Los documentos mercantiles tienen una serie de características:

• Vida útil: todo documento mercantil tiene un período de duración.
• Constancia formal: estas herramientas económicas sirven para hacer un seguimiento de las actividades económicas.
• Especificar datos: todo documento mercantil tiene que contar con unos datos básicos.
• Firmas: tiene que aparecer la firma de ambas partes implicadas. Así se puede reconocer que las dos son conscientes de este trámite o acción realizada.
• Validación: al ser una prueba tangible, dan validez a la operación mercantil.

Tipos de documentos mercantiles

Existen dos tipos de documentos mercantiles.

Documentos mercantiles

Los documentos negociables son aquellos que hacen referencia a la documentación que puede llegar a ser dinero en efectivo, pero con ciertas particularidades. Forman parte de la documentación empresarial. Podemos encontrar los siguientes documentos negociables:

• Pagaré: documento mediante el cual la persona que lo firma contrae la obligación de pagar una cantidad de dinero en una fecha concreta.
• Cheque: documento que muestra una orden de pago. Con él, la persona cobra una cantidad de dinero en el banco.
• Cédula hipotecaria: es un título de crédito que tiene como garantía los préstamos de los bancos.
• Letra de cambio: es una orden escrita donde una persona ordena a otra que pague a favor de un tercero una determinada cantidad de dinero en un período concreto. A partir de junio de 2023 se aplican una serie de novedades y actualizaciones a la hora de presentar el Registro Mercantil. Como son cambios en la hoja de titularidad real, cambios en la hoja de identificación o cambios en la hoja medioambiental.

Conozca las últimas novedades del Registro Mercantil aquí.    
 

Documentos no negociables

Los documentos no negociables se refieren a esos documentos que se utilizan para que quede constancia de su registro en los libros de contabilidad y para servir como pruebas desde el punto de vista jurídico. Por ejemplo, en el derecho mercantil. Son los siguientes:

• Recibos: sirve para comprobar que se ha hecho un pago.
• Vales: su función es que quede por escrito la realización de un préstamo y la obligación de pagarlo.
• Facturas: documento que indica la acción de compra o venta de un servicio.
• Notas de débito y de crédito.

Como has visto, tanto los documentos negociables como los no negociables son importantes para las empresas e incluso para las personas que hagan operaciones de este tipo. 

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